Controalele interne sunt definite ca un proces menit să descurajeze frauda, să protejeze resursele companiei și să asigure respectarea legilor și reglementărilor. Controalele interne sunt eficiente doar dacă sunt determinate de nevoile specifice ale cabinetelor medicale, sunt implementate, monitorizate și măsurate pentru a se asigura că acestea funcționează conform planificării.
Biroul medical trebuie să adopte o abordare proactivă pentru prevenirea și detectarea comportamentului necorespunzător al angajaților prin adoptarea unei politici privind controalele interne. Prevenirea și detectarea joacă un rol foarte important în orice proces de control intern prin minimizarea unui anumit nivel de risc.
1 Practici de angajare
Angajarea celui mai bun personal medical este un mod eficient de consolidare a unui proces de control intern. Angajarea personalului care este competent, demn de încredere și de încredere prin prezicerea profundă a candidaților este doar un bun simț al afacerii. Verificările de fond și verificările de referință sunt modalități ușoare de a elimina orice mere proaste și de ai descuraja pe anumiți oameni să se aplice pentru acest loc de muncă.
Deși angajatorii anteriori nu au voie să ofere alte informații decât statutul de angajare și eligibilitatea pentru reîncărcare, puteți solicita ca solicitanții să furnizeze informații de contact pentru supervizorii sau colegii lor anteriori pentru a obține informații mai detaliate. Controalele de fond, inclusiv verificările de credit, oferă, de asemenea, detalii despre istoricul personal al unui solicitant.
2Separarea sarcinilor
Datoriile separate împiedică un angajat să aibă responsabilitatea mai multor tranzacții care implică manipularea finanțelor. Ori de câte ori un angajat trebuie să se ocupe de bani, ar trebui să existe o persoană care să autorizeze anumite tranzacții, o altă persoană responsabilă cu prelucrarea și o altă persoană care să-i reconcilieze și să țină evidența. Acest lucru asigură că nimeni nu poate efectua nici o sarcină care nu este detectată sau revizuită de o altă persoană.
Separarea sarcinilor îngreunează pierderea oricărei sume de bani, fie la nivelul recepției, fie la nivelul administrativ al cabinetului medical. Când angajații știu că fiecare proces este urmărit și monitorizat, acesta încurajează acuratețea și onestitatea în îndeplinirea sarcinilor.
3D documentare
Fiecare tranzacție financiară ar trebui să aibă o pistă de hârtie. Documentația nu este doar o practică de scriere sau documentare a acțiunilor, ci și de păstrarea copiilor tuturor înregistrărilor financiare, cum ar fi facturile și remiterile de plată. Angajații ar trebui să fie informați să nu efectueze niciodată o tranzacție pe baza unei solicitări verbale.
Documentația valabilă include formularele oficiale medicale, foile de antet sau facturile și trebuie să fie autorizate prin semnătură, atunci când este necesar. Controalele ar trebui să aibă întotdeauna o factură, cum ar fi rambursări, transferuri de bani sau postări de plăți. Numerarul ar trebui să fie acceptat, nu va fi dat niciodată în afară de cazul în care va fi returnată schimbarea pacientului. Reconcilierea la casetele de numerar trebuie de asemenea documentată la începutul și la sfârșitul fiecărei ture.
4Garanții fizice și electronice
Utilizarea seifurilor, a sistemelor de alarmă, a camerelor de luat vederi și a încuietorilor poate ajuta biroul medical să păstreze datele, inventarul, activele și banii.
1. Păstrați toate casetele de numerar, cecurile și cărțile de primire blocate într-un seif cu acces limitat de către personalul medical. Combinațiile trebuie schimbate în mod regulat.
2. Au sisteme de alarmă instalate după ore și zile neoperatorii.
3. Camerele pot fi plasate la fiecare intrare și ieșire, la recepție și vizează seiful.
4. Păstrați ușile în sala de aprovizionare și / sau cabinetul de farmacie blocate în orice moment și permiteți accesul numai la anumite zone, după cum este necesar.
Garanțiile electronice includ utilizarea parolelor și restricționarea accesului numai la personalul autorizat.
5 Operațiuni de monitorizare
Orice proces de control intern ar fi incomplet fără o modalitate de a monitoriza operațiunile. Monitorizarea controlului intern implică revizuirea operațiunilor zilnice pentru a asigura funcționarea corectă a proceselor.
1. Reconcilierea în numerar
2. Auditul contului sau graficului
3. Verificarea prin compararea rapoartelor
4. Verificarea periodică a inventarului
Ținând seama de toate procesele este esențială, dar în primul rând un manager de birou medical trebuie:
1. Stabilirea regulilor și obiectivele
2. Comunică-le cu tot personalul
3. Oferă feedback în mod regulat
