Biroul medical este în mod constant confruntă cu multe provocări. Funcția de director al cabinetului medical este de a le identifica și de a înțelege pașii necesari pentru a pune în aplicare strategii de succes.
1 Pregătirea pentru schimbare
Indiferent dacă este binevenită sau nu, schimbarea este inevitabilă în special în industria de îngrijire a sănătății. Este important să fiți pregătiți pentru schimbările care ar putea veni, ceea ce ar putea fi tehnologia, respectarea sau pentru a răspunde cerințelor pacienților dumneavoastră. Indiferent de schimbările pe care le are biroul dvs. medical, importanța principală în ceea ce privește aceste schimbări este modul în care răspundeți la acesta.
Managerii Medical Office trebuie să fie gata și capabili să identifice oportunitățile de schimbare care vor spori eficiența și eficiența biroului. Este important să fiți la curent cu tendințele privind asistența medicală în ceea ce privește planificarea financiară, conformitatea și planificarea viitoare.
2 Tranziția la 5010
Deși a trecut data tuturor furnizorilor, spitalelor și plătitorilor pentru a converti de la standardele de versiune 4010 pentru tranzacții electronice de sănătate la versiunea 5010 pentru revendicări electronice, tranziția este departe de a se termina. Facilitățile din întreaga țară se confruntă cu multe provocări în revenirea la "normele" de facturare și codificare. Obținerea unor pretenții curățate facturate va avea nevoie de timp pentru că pur și simplu a pus – niciunul dintre noi nu știa exact ceea ce ne-am confruntat.
Cel mai important pas pe care îl puteți face este să identificați fiecare problemă pe măsură ce apare. Indiferent dacă aveți propriul departament IT sau trebuie să vă contactați furnizorul de software de facturare, fiți pregătiți cu exemple despre ceea ce experții dvs. triggers pentru a rezolva lucrurile. Din păcate, nu există o soluție rapidă, dar starea deasupra acestor "bug-uri" vă va servi bine pe termen lung.
3 Protejarea confidențialității pacientului
Toți furnizorii de asistență medicală au responsabilitatea de a-și păstra personalul instruit și informat cu privire la conformitatea cu HIPAA. Dacă divulgarea intenționată sau accidentală, neautorizată a PHI este considerată o încălcare a HIPAA. Iată cinci sfaturi pentru a evita încălcarea HIPAA:
- Profesioniștii în domeniul sănătății ar trebui să fie foarte atenți să se abțină de la dezvăluirea informațiilor prin conversații de rutină. Acest lucru se poate face ușor prin menționarea unui terț ceva aparent nesemnificativ, spunând că John Smith a avut o vizită oficială astăzi.
- Discutarea informațiilor despre pacienți în zonele de așteptare, holurile sau elevatoarele ar trebui să fie strict limitate. Informațiile sensibile pot fi auzite de vizitatori sau de alți pacienți. De asemenea, asigurați-vă că păstrați dosarele pacientului din zone accesibile publicului.
- PHI nu trebuie niciodată să fie aruncat în coșul de gunoi. Orice document aruncat în coșul de gunoi este deschis publicului și, prin urmare, o încălcare a informațiilor. Utilizați un serviciu extern care este specializat în eliminarea corespunzătoare a PHI.
- Bârfa este deosebit de greu de controlat. Din acest motiv, este important ca accesul la informații să fie strict limitat la angajații a căror loc de muncă necesită această informație. Acest tip de încălcare poate fi deosebit de dăunător pentru reputația organizației dvs., în special în comunitățile mici unde "toată lumea cunoaște toată lumea".
- Vânzarea listelor de pacienți sau divulgarea PHI către terți în scopuri de marketing este strict interzisă fără autorizarea prealabilă a pacientului. Amintiți-vă că divulgarea informațiilor despre pacient trebuie accesată numai în scopul asigurării unei îngrijiri de calitate.
4 Controlul infecției
Prevenirea răspândirii bolilor infecțioase este principalul scop al controlului infecțiilor în cabinetul medical. După cum știm cu toții, spălarea corectă a mâinilor este cea mai eficientă metodă de prevenire a răspândirii infecțiilor, totuși spălarea mâinilor singure nu poate face treaba. Pacienții și personalul vă pot ajuta:
- să fiți la curent cu imunizările, inclusiv cu vaccinul antigripal
- să utilizați o igienă adecvată la tuse și strănut
- să respectați instrucțiunile adecvate atunci când manipulați sângele și alte fluide ale corpului
- purtați echipamentul personal de protecție adecvat (PPE)
Cel mai important pas pe care îl poate lua biroul medical pentru a preveni răspândirea bolilor infecțioase este prin adăugarea de produse fără atingere sau fără mâini care promovează siguranța pacienților și asigură protecția pacienților și a personalului.
5 Revendicări remarcabile
Dacă cererile dvs. medicale sunt facturate electronic sau pe hârtie facturate prin poștă, este imperios necesar ca personalul dvs. din cabinetul medical să urmărească operatorii de asigurări pentru a obține statutul de revendicare. Odată ce factura a fost primită de compania de asigurări, nu trebuie să fii la mila lor pentru a fi plătit în timp util.
În funcție de metoda dvs. de facturare, trebuie să vă așteptați să primiți plata în numai 15 zile. În cazul în care plățile dvs. de asigurare reprezintă o medie a unui timp de întârziere mai mare de 30 de zile de la expedierea facturilor până la primirea plății, biroul dvs. trebuie să dezvolte un proces de urmărire a creanțelor. Urmărirea stării afirmațiilor dvs. vă poate îmbunătăți cu siguranță zilele de încasare a conturilor.
6 Control intern
Controlul intern este definit ca un proces menit să descurajeze frauda, să protejeze resursele companiei și să asigure respectarea legilor și regulamentelor. Controalele interne sunt eficiente doar dacă sunt determinate de nevoile specifice ale cabinetelor medicale, sunt implementate, monitorizate și măsurate pentru a se asigura că acestea funcționează conform planificării.
Biroul medical trebuie să adopte o abordare proactivă pentru prevenirea și detectarea comportamentului necorespunzător al angajaților prin adoptarea unei politici privind controalele interne. Prevenirea și detectarea joacă un rol foarte important în orice proces de control intern prin minimizarea unui anumit nivel de risc.
